DEFINITION, JOB DESCRIPTION, QUALIFICATION & SKILLS RECEPTIONIST
Resepsionis: Definisi, Jobdesc, Kualifikasi, dan Skill yang Dibutuhkan
Resepsionis adalah profesi yang mungkin tidak terlalu asing
bagimu.
Pasalnya, mereka sering ditemui terutama saat kita menjadi
tamu atau datang ke sebuah kantor, perhotelan, dealer, rumah
sakit, dan tempat-tempat lainnya.
Sebenarnya, apa itu resepsionis? Apakah benar peran mereka hanyalah menerima tamu saja?
Pengertian Resepsionis
Dilansir dari Indeed,
resepsionis atau receptionist adalah seseorang yang mengelola
urusan administrasi dan front desk suatu perusahaan.
Front desk sendiri jika diartikan secara harfiah
adalah meja utama yang terletak di sebuah gedung atau hotel.
Fungsinya adalah sebagai tempat bertemunya konsumen dan
pihak perusahaan untuk pertama kali. Nah, resepsionislah yang bertugas di sana
untuk berperan sebagai representasi perusahaan.
Sebutan lain untuk profesi ini ialah front
office atau administrative assistant.
Contoh Resepsionis
Berbeda tipe resepsionis, maka berbeda pula tugas yang perlu
dijalani. Perbedaan ini biasanya terletak pada jenis perusahaan atau industri
tempat mereka bekerja.
Berikut beberapa contoh profesi resepsionis yang paling
sering ditemui.
1. Medical receptionist
Contoh resepsionis yang pertama adalah medical receptionist. Sesuai
namanya, mereka bekerja di front desk lembaga klinik atau
rumah sakit.
Tugasnya mengarahkan konsumen ke bagian pelayanan yang
sesuai dengan kebutuhan mereka dan menyediakan informasi yang dibutuhkan.
Medical receptionist juga biasanya membantu
mengurusi keperluan data administrasi pasien.
2. Hotel receptionist
Tugas utama seorang hotel receptionist di
antaranya adalah memesan kamar untuk tamu, memperbarui data tamu, dan membantu
proses check out tamu yang sudah selesai menginap.
Selain itu, hotel receptionist juga perlu
melayani konsumen semaksimal mungkin dengan cara menjawab semua pertanyaan atau
kebingungan yang tamu miliki.
3. Corporate receptionist
Contoh resepsionis yang terakhir adalah corporate
receptionist atau resepsionis kantor.
Betul, mereka adalah orang yang langsung menyapamu pertama
kali saat datang ke suatu gedung atau kantor.
Biasanya, tugas resepsionis kantor meliputi menerima telepon
atau pesan dari tamu, memberi petunjuk sesuai kebutuhan tamu, serta
melakukan data entry.
Setelah mengetahui definisi dan beberapa contohnya, mungkin
kamu sudah mulai terbayang mengenai tugas resepsionis.
Jika poin sebelumnya menyinggung tugas resepsionis di suatu
bidang profesi spesifik, berikut beberapa job description umum yang
perlu kamu ketahui sebagaimana dikutip dari Workable, SHRM, dan Forbes.
- Menerima
pengunjung di front desk dengan cara menyapa, menyambut,
mengarahkan, dan mengumumkan informasi dengan jelas dan tepat.
- Meneruskan
panggilan telepon masuk ke staf terkait dan mencatat pesan berkenaan
dengan janji pertemuan.
- Menerima
dan menyortir email harian.
- Membantu
menjawab kebingungan konsumen dan pengunjung dengan menyediakan informasi
akurat.
- Menerima
surat, dokumen, paket, dan pengiriman kurir dan mengantarkan atau
mendistribusikan barang.
- Melakukan
tugas administrasi seperti memasukkan data konsumen atau pengunjung.
- Melakukan
pengarsipan dasar dan pencatatan.
- Menangani
pertanyaan dan keluhan melalui telepon, email, dan korespondensi umum.
Dari penjelasan di atas, menjadi resepsionis artinya harus
siap menyediakan pengalaman positif bagi pengunjung dan mengerjakan tugas
administrasi sesuai dengan standar kualitas yang berlaku.
Gaji Resepsionis
Gaji seorang resepsionis berkisar antara Rp3.500.000
– Rp6.000.000.
Kisaran gaji tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor,
seperti kualifikasimu, pengalaman, upah minimum daerah masing-masing, hingga
jenis perusahaan.
Sudah yakin ingin mencari pekerjaan sebagai resepsionis?
Di Glints, kamu bisa temukan lowongan terbaru dari berbagai
provinsi di Indonesia. Beberapa lowongan juga sudah menampilkan kisaran gaji
yang ditawarkan oleh perusahaan.
Jadi, kamu benar-benar bisa mencari lowongan yang sesuai
dengan kebutuhan atau keinginanmu. Yuk, cari lowongan terbarunya sekarang!
Kualifikasi Respsionis
Apakah kamu sudah yakin ingin memulai karier sebagai
resepsionis? Mari kita bahas terlebih dahulu kualifikasi apa saja yang biasanya
dibutuhkan untuk memulai profesi ini.
1. Pendidikan
Kualifikasi resepsionis yang pertama adalah latar belakang
pendidikan.
Dilansir dari Indeed, kualifikasi dari segi pendidikan akan
bergantung pada jenjang karier resepsionis yang kamu tuju.
Apabila kamu mengincar posisi entry-level, ada
beberapa perusahaan yang masih menerima lulusan SMA atau SMK/sederajat. Untuk
posisi yang lebih tinggi, biasanya dibutuhkan gelar S1.
Beberapa jurusan yang dinilai sesuai dengan bidang
keprofesian ini di antaranya adalah manajemen bisnis, manajemen
perkantoran, hospitality management, ilmu komunikasi, dan
jurusan relevan lainnya.
2. Pelatihan
Bagi kamu yang berasal dari jurusan yang sama sekali tidak
relevan dengan bidang ini, ada jalur pendidikan non formal yang bisa ditempuh.
Salah satunya melalui pelatihan.
Pastikan untuk memilih lembaga resmi dan kredibel, serta
dapat menyediakan sertifikat penyelesaian agar bisa kamu tunjukkan di CV atau
resume.
3. Pengalaman kerja
Pengalaman kerja juga sangat diperhitungkan oleh perusahaan
yang sedang membuka lowongan resepsionis.
Jadi, bagi kamu yang pernah magang atau volunteer sebagai
resepsionis atau posisi serupa, jangan lupa untuk ditonjolkan di CV/resume
maupun saat interview.
Terutama mengenai hard skill, soft skill dan
pencapaian yang berhasil kamu asah dan raih dari pengalaman tersebut.
4. Sertifikasi
Sebenarnya tidak semua perusahaan mewajibkan kandidat
resepsionis untuk memiliki sertifikasi.
Namun, bagi kamu yang memiliki sertifikasi profesi front
office dan sejenisnya pasti memiliki poin plus di mata rekruter.
Selain sertifikasi profesi, kamu juga bisa mencoba
mendapatkan sertifikasi kompetensi yang erat kaitannya dengan pekerjaan
resepsionis, seperti sertifikasi Microsoft Office.
Skill yang Dibutuhkan Resepsionis
Selain kualifikasi, ada juga beberapa keahlian utama yang
dibutuhkan untuk mengejar karier sebagai resepsionis. Berikut penjelasannya.
1. Komunikasi
Skill pertama yang pastinya dibutuhkan oleh
resepsionis adalah kemampuan komunikasi, baik lisan maupun tulisan.
Sebagai resepsionis, pekerjaanmu tidak akan pernah lepas
dari proses komunikasi. Hal ini juga meliputi kemampuan untuk menjelaskan
sesuatu secara efektif, mudah dimengerti, dan dengan sikap yang positif.
2. Microsoft Office
Ada beberapa kemampuan teknis yang juga perlu dimiliki oleh
resepsionis.
Beda bidang pekerjaan maka berbeda pula sistem serta software yang
digunakan. Namun, secara umum, kemampuan teknis yang diperlukan biasanya adalah
kemampuan Microsoft Office.
Mulai dari sekarang, kamu juga bisa memperkenalkan diri
dengan beberapa kemampuan teknis yang relevan seperti mempelajari software untuk
keperluan book keeping dan multiple-line telephone
system.
3. Customer service skill
Kemampuan selanjutnya yang harus dimiliki resepsionis
adalah customer service skill.
Ini meliputi beberapa skillset penting
seperti:
- empati
- komunikasi
persuasif
- komunikasi
verbal dan non verbal
- resolusi
konflik
- active
listening
- emotional
intelligence
Serupa dengan customer
service, profesi ini juga menuntutmu untuk memberikan pelayanan
yang prima dan profesional kepada konsumen, klien, dan tamu yang datang.
4. Kemampuan interpersonal
Interpersonal skill pada
dasarnya adalah kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif.
Lebih dari sekadar berkomunikasi, interpersonal
skill juga menitikberatkan pada kemampuanmu untuk berinteraksi dengan
orang lain, baik secara individu maupun kelompok.
Sebagai resepsionis, tentu hal ini sangat diperlukan karena sebagian besar tugas harianmu tak lepas dari interaksi dengan pihak lain.
5. Kemampuan pemecahan masalah
Kemampuan terakhir yang tak kalah penting adalah problem
solving skill.
Sebagai resepsionis, kamu mungkin akan mengalami berbagai
tantangan. Mulai dari tamu yang komplain, klien yang mengalami berbagai macam
kesulitan, hingga software error.
Sudah menjadi tugasmu untuk mengarahkan dan menyarankan
alternatif solusi terbaik agar mereka bisa menemukan jalan keluarnya.
Intinya, resepsionis adalah profesi yang tidak sekadar
menerima tamu. Lebih dari itu, mereka adalah sumber informasi yang dapat
diandalkan oleh berbagai pihak.
Sumber : Alisatul Aini. ( https://glints.com/id/lowongan/resepsionis-adalah/ )